Dygnet har 24 timmar. Många vill ha fler. Varför känner du ibland att arbetsdagen gått och du inte fått ”något gjort”. Hur kan du bli mer effektiv på arbetstid? Nedan ger jag några tips i ”time management”.
En enkel papperslapp för att slippa ”jag fick inget gjort”
Givetvis är det ganska svårt att vara på jobbet 8 timmar under en arbetsdag och inte få någonting gjort trots att du har utfört dina arbetsuppgifter. Men känslan kan fortfarande infinna sig av olika anledningar. Varför gör den det då? En teori jag har är följande. Kan det vara så att du hade 2-3 huvudmål med dagen som var de mål
som du verkligen ville ro i land som sket sig? Kanske var det ett mycket viktigt samtal med en potentiell kund eller kanske till och med samtalet som skulle bekräfta affären? Och så får du inte tag på kunden, hen är upptagen hela dagen i telefon och i möten och även om ni bestämt att ni skulle höras i dag så blev det inte så. Sedan faller givetvis de två ytterligare huvudmålen med denna dag, men på grund av orsaker som du inte kunde påverka, men ändå stör det dig. I en sådan här situation är det lätt att det känns som om dagen var meningslös och inte ledde till något och du har svårt att svara på frågan vad du egentligen gjorde med den.
Här finns möjligheten att på ett enkelt sätt sudda ut (åtminstone mjuka upp) den där tråkiga känslan att inte fått något gjort under arbetsdagen. Skaffa dig ett separat block, gärna ett sådant där litet block med linjer som inte tar någon plats, till exempel det du ser till höger. I detta block skriver du upp så fort du utfört en uppgift, tex: mailat X. På så sätt kan du när arbetsdagen är över och trots att de ”viktiga” uppgifterna inte nådde ditt mål idag, med större sannolikhet känna att du faktiskt fick saker gjort. Ett annat lätt sätt att komplettera eller substituera uppgiftsblocket är att kolla ”skickat” på mailen efter din arbetsdag. Du kan ofta bli förvånad hur många mail du lyckats skicka på en dag, vilket kan bidraga till en bra känsla.
Bromsa ingivelsen om du är multitasker
En vanlig anledning till att du inte får så mycket gjort som skulle kunnat/velat är mångas stora stolthet över sin förmåga att ”multi-taska”, alltså göra flera saker samtidigt. ”Men det är väl bra om man kan slutföra två uppgifter i stället för en på samma tid, vilken tidsbesparning?”
Forskning visar tydligt att multitasking hindrar produktivitet, och detta på grund av all den tid som du lägger på att flytta dig mentalt och fysiskt mellan två uppgifter fram och tillbaka. Och desto svårare uppgifterna är desto sämre blir produktiviteten. Trots detta är multitasking vanligt.
För en sak är helt säker, vår mänskliga hjärna kan BARA tänka på en sak samtidigt. Har du någon gång suttit med din mobiltelefon skrivandes ett SMS och din respektive ställer en fråga om morgondagens planer? Du kan antingen säga: ”Mmmmmm……” och skriva vidare på SMS:et nästan med fullt fokus men du tappar fortfarande fokus och koncentration. Eller kan du (ej rekommenderat) säga att du hör vad hen säger och ber hen att fortsätta berätta om morgondagen när du skriver vidare. Detta är en dålig idé av flera olika anledningar som många testat. Eller kan du lägga ifrån dig mobilen och säga: ”Ja, morgondagen, hur gör vi med den” och stänga av multitasking-försöket.
Det har även visat sig i studier att multitasking faktiskt kan hindra hjärnfunktionen. Forskare tittade via en magnetkameraröntgen på människor som fick använda flera olika multimediaenheter samtidigt under en längre tid, till exempel skriva sms samtidigt som de tittade på tv. Detta ledde till att testgruppen fick lägre densitet i den grå hjärnsubstansen, den som du ser ytterst på en hjärna som en veckad korv. Detta ledde till att de fick lägre kognitiv kontroll samt fick uppmärksamhetsproblem.
Detta låter inte helt glädjande. Sammanfattningsvis, vad skulle hända, när ingivelsen kommer, när det plingar i din telefon, eller du får notis om nytt mail eller nytt snapchat, att låta det vara till en paus eller när du är klar, om du vill bli klar snabbast möjligt och inte sabba hjärnan?
Tårtbitar och din arbetsvecka
En vanlig metod jag använder med kunder som coachas är arbetshjulet. Den beskriver inte bara hur tillfreds du upplever att du är med din arbetssituation (uppdelat i 5-6 olika saker du gör på en arbetsvecka). Utan du får också möjlighet att analysera hur mycket tid du lägger på de olika aktiviteterna. Denna övning leder till en tårttavla i A1-format där du kan se vad din arbetsvecka är uppdelad i samt hur nöjd du är från 1-10 med alla dessa uppgifter (nuläget). Kopplat till diskussionen ovan så får du en god översikt vad du lägger tid på och ungefär hur mycket tid det tar. Det brukar ofta skapa en rejäl aha-upplevelse/insikt, och det gör att du lättare kan komma till en slutsats, om du gör rätt mängd av de olika arbetsaktiviteterna (som tillsammans blir din arbetsuppgift).
Om du vill, prova fokuserat en hel arbetsdag att skriva upp alla saker du gör och undvik att hoppa fram och tillbaka mellan olika uppgifter (i vissa fall är det inte praktiskt möjligt att inte göra det om du tex jobbar i team) i så stor utsträckning som är praktiskt möjligt. Ofta kan vi dra ner på multitasking mer än vi tror!
Kändes det någon skillnad? Vad? Hur? Varför tror du?
Hoppas du får en fin vecka och en underbar Monday!
p.s: Detta inlägg är skrivet helt i en följd utan att byta till en annan aktivitet. Men jag blev ”testad” flera gånger under skrivandet med olika saker som kunde styrt mig bort från uppgiften.
